La fattura che avrebbe emesso il tuo commercialista
Approva un documento in Stalmio e arriva in Xero o wFirma come fattura di vendita: il tuo contatto, i tuoi codici conto, le tue aliquote. Il commercialista continua a emetterla, a numerarla e a tenere i libri.
Sostituisce: il reinserimento di ogni documento nel gestionale di contabilità, e la discussione di fine mese su quali sono stati saltati.
Come va oggi
- Ogni documento viene digitato due volte: una da chi ha fatto il lavoro e una da chi lo inserisce in contabilità.
- La seconda digitazione è il punto in cui codice conto, aliquota e nome del cliente smettono in silenzio di coincidere.
- Gli acconti sono la parte peggiore. Il denaro incassato prima di una cessione non è ricavo, e di solito è un foglio di calcolo a decidere se ci finisce.
Che cosa fa Stalmio invece
- Un documento che approvi diventa una fattura di vendita in Xero o wFirma, sui tuoi codici conto e sulle tue aliquote.
- Gli acconti vanno su un conto di debito e vengono applicati quando avviene la cessione, così non sembrano mai ricavo.
- Una fattura per ogni documento, riletta invece che ricreata, così un nuovo tentativo non lascia mai un duplicato.
Che cosa succede
Approvi tu il documento
Il documento è il normale documento di Stalmio: la macchina, il periodo di noleggio, la manodopera, i ricambi, la consegna. Approvarlo è l'unico passaggio nuovo, e puoi vedere esattamente che cosa verrà inviato prima che parta qualcosa.
Arriva nel tuo sistema contabile
Come fattura di vendita intestata al tuo contatto, sui tuoi codici conto e sulle tue aliquote, suddivisa per quello che è stato davvero venduto: vendita macchine, noleggio, manodopera di officina, ricambi, consegna, danni, carburante, altri addebiti e l'abbuono di permuta hanno ciascuno il proprio conto. Scegli tu se arriva come bozza o come fattura approvata, e in Polonia arriva come bozza per impostazione predefinita.
Il tuo commercialista la emette
La approva e la invia dal proprio sistema, che la numera. Niente di tutto questo cambia: la sequenza di numerazione, la conservazione e la responsabilità legale restano esattamente dove sono già.
Il documento mostra che è stata emessa
Il documento Stalmio registra che una fattura esiste, quale documento è e dove si trova, e ci rimanda direttamente. Se poi viene pagata presso l'emittente, il documento può essere aggiornato da lì invece che a intuito.
Per il tuo commercialista
- Stalmio non è l'emittente. La fattura con IVA viene emessa nel tuo sistema contabile, mantiene lì la sua numerazione, e quel documento è quello legale.
- A ogni build viene registrato riga per riga un mese di attività di un concessionario britannico e di uno polacco, e il risultato è confrontato con quello che ci si aspetta di vedere: IVA sulle vendite, vendite nette e scaduto per cliente.
- Gli acconti restano su un conto di debito finché non avviene la cessione, e vengono applicati quando avviene. Una richiesta di acconto non viene mai inviata come fattura, e una proforma non viene inviata finché non si converte.
- Una fattura per ogni documento. Un nuovo tentativo rilegge la fattura che esiste già invece di crearne una seconda, quindi una connessione caduta non ti lascia un duplicato.
- Non si invia niente alla cieca. La prova a vuoto mostra esattamente i dati che l'invio trasmetterà, costruiti dallo stesso codice che li invia, quindi quello che controlli è quello che parte.
Che cosa ottieni oggi
- I documenti approvati arrivano in Xero o wFirma come fatture di vendita, con il tuo cliente, i tuoi codici conto, le tue aliquote e la data di cessione.
- Ogni invio viene mostrato per intero prima di partire, e vedi esattamente i dati che il sistema contabile riceverà.
- La fattura mantiene la numerazione del tuo commercialista e resta un documento suo, quindi KSeF e Peppol restano gestiti dove già sono.
Le domande dei concessionari
- Stalmio emette fatture?
- No. Stalmio produce un documento commerciale, e la fattura con IVA viene emessa in Xero o wFirma, dove mantiene la sua numerazione e dove risiede il documento legale. È una posizione voluta, non una mancanza: chi emette si prende gli obblighi che vengono con l'emissione, che in Polonia comprendono KSeF e altrove Peppol dove si applica.
- Che fine fa un acconto?
- Viene registrato su un conto di debito per acconti ricevuti invece che a ricavo, perché il denaro incassato prima di una cessione non è ancora reddito. Quando la vendita o il noleggio si completa, l'acconto viene applicato alla fattura e il debito si chiude. La richiesta di acconto in sé non viene mai inviata al tuo sistema contabile come fattura.
- E se annulliamo un documento dopo averlo inviato?
- La fattura presso l'emittente viene annullata se non è stato pagato nulla, e stornata con nota di credito se qualcosa è stato pagato. Stalmio non modifica né cancella mai un documento che il tuo sistema contabile ha già numerato, perché quasi ovunque non deve essere possibile.
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