De factuur die uw boekhouder zelf zou hebben opgemaakt
Keur een betaalverzoek goed in Stalmio en het komt in Xero of wFirma binnen als verkoopfactuur: uw contact, uw grootboekrekeningen, uw btw-tarieven. Uw boekhouder geeft hem nog steeds uit, nummert hem nog steeds en houdt het grootboek.
Vervangt: elk betaalverzoek opnieuw intikken in het boekhoudpakket, en de discussie aan het eind van de maand over welke gemist zijn.
Hoe het vandaag gaat
- Elk betaalverzoek wordt twee keer ingetikt: een keer door degene die het werk deed, en een keer door degene die het in de boekhouding invoert.
- Bij dat tweede intikken gaan de grootboekrekening, het btw-tarief en de klantnaam stilletjes uit elkaar lopen.
- Aanbetalingen zijn het ergst. Geld dat voor de levering binnenkomt is geen omzet, en meestal bepaalt een spreadsheet of het toch als omzet landt.
Wat Stalmio in plaats daarvan doet
- Een betaalverzoek dat u goedkeurt wordt een verkoopfactuur in Xero of wFirma, op uw eigen grootboekrekeningen en btw-tarieven.
- Aanbetalingen komen op een schuldrekening en worden verrekend zodra de levering plaatsvindt, dus ze lijken nooit op omzet.
- Een factuur per betaalverzoek, opnieuw gelezen in plaats van opnieuw gemaakt, zodat een nieuwe poging nooit een dubbele achterlaat.
Wat er gebeurt
U keurt het betaalverzoek goed
Het betaalverzoek is het gewone Stalmio-document: de machine, de huurperiode, de arbeid, de onderdelen, de levering. Goedkeuren is de enige nieuwe stap, en u ziet precies wat er verstuurd wordt voordat er iets verstuurd wordt.
Hij komt binnen in uw boekhoudsysteem
Als verkoopfactuur op uw contact, op uw eigen grootboekrekeningen en btw-tarieven, gesplitst naar wat er werkelijk verkocht is: machineverkoop, verhuur, werkplaatsarbeid, onderdelen, levering, schade, brandstof, overige kosten en de inruilvergoeding dragen elk hun eigen rekening. U kiest of hij als concept of als goedgekeurde factuur landt, en in Polen staat dat standaard op concept.
Uw boekhouder geeft hem uit
Zij keuren hem goed en versturen hem vanuit hun eigen systeem, dat hem nummert. Daar verandert niets aan: de nummerreeks, de archivering en de wettelijke verantwoordelijkheid blijven precies waar ze al zijn.
Het betaalverzoek laat zien dat hij is uitgegeven
Het Stalmio-betaalverzoek legt vast dat er een factuur bestaat, welk document dat is en waar hij staat, en linkt er rechtstreeks naartoe. Wordt hij later bij de uitgever betaald, dan kan het betaalverzoek daarop worden bijgewerkt in plaats van geraden.
Voor uw boekhouder
- Stalmio is niet de uitgever. De btw-factuur wordt in uw boekhoudsysteem opgemaakt, houdt daar zijn nummering, en dat document is het wettelijke document.
- Bij elke build wordt een uitgeschreven maand aan Britse en Poolse dealeractiviteit regel voor regel geboekt en vergeleken met wat u zou verwachten te zien: btw op verkopen, netto-omzet en openstaande debiteuren per klant.
- Aanbetalingen staan op een schuldrekening tot de levering plaatsvindt, en worden dan verrekend. Een verzoek om aanbetaling gaat nooit als factuur mee, en een proforma gaat pas mee als hij wordt omgezet.
- Een factuur per betaalverzoek. Een nieuwe poging leest de factuur die er al is opnieuw in plaats van een tweede aan te maken, zodat een verbroken verbinding u nooit een dubbele oplevert.
- Er gaat niets blind weg. De proefrun toont precies wat er verstuurd wordt, opgebouwd door dezelfde code die het verstuurt, dus wat u nakijkt is wat er weggaat.
Wat u vandaag krijgt
- Goedgekeurde betaalverzoeken komen in Xero of wFirma binnen als verkoopfacturen, met uw klant, uw grootboekrekeningen, uw btw-tarieven en de leverdatum.
- Elke verzending wordt vooraf volledig getoond, en u ziet precies wat het boekhoudsysteem zal ontvangen.
- De factuur houdt de nummering van uw boekhouder en blijft hun document, dus KSeF en Peppol worden afgehandeld waar dat nu al gebeurt.
Vragen die dealers stellen
- Geeft Stalmio facturen uit?
- Nee. Stalmio maakt een commercieel betaalverzoek, en de btw-factuur wordt opgemaakt in Xero of wFirma, waar hij zijn nummering houdt en waar het wettelijke document thuishoort. Dat is een bewuste keuze en geen gat: de uitgever draagt de verplichtingen die bij het uitgeven horen, in Polen inclusief KSeF, en elders Peppol waar dat geldt.
- Wat gebeurt er met een aanbetaling?
- Die wordt geboekt op een schuldrekening voor ontvangen aanbetalingen in plaats van op omzet, want geld dat voor de levering binnenkomt is nog geen opbrengst. Zodra de verkoop of de verhuur is afgerond, wordt de aanbetaling met de factuur verrekend en loopt de schuld leeg. Het verzoek om aanbetaling zelf gaat nooit als factuur naar uw boekhoudsysteem.
- Wat als wij een betaalverzoek annuleren nadat het is verstuurd?
- De factuur bij de uitgever wordt geannuleerd als er niets op betaald is, en gecrediteerd als er wel iets op betaald is. Stalmio wijzigt of verwijdert nooit een document dat uw boekhoudsysteem al genummerd heeft, want op de meeste plaatsen mag dat eenvoudigweg niet kunnen.
Zie het op uw eigen voorraad
Een demo is een gesprek, geen diavoorstelling. Neem uw machines mee, uw verhuurvloot en het deel van de week waar u zich het meest aan ergert.
Demo boeken