La factura que su asesor habría emitido
Apruebe un cobro en Stalmio y llega a Xero o wFirma como factura de venta: su contacto, sus códigos de cuenta, sus tipos impositivos. Su asesor la sigue emitiendo, la sigue numerando y sigue llevando el libro.
Sustituye a: volver a teclear cada cobro en el programa de contabilidad, y la discusión de cierre de mes sobre cuáles se han quedado fuera.
Cómo va hoy
- Cada cobro se teclea dos veces: una por quien hizo el trabajo y otra por quien lo mete en la contabilidad.
- El segundo tecleo es donde el código de cuenta, el tipo de IVA y el nombre del cliente dejan de coincidir sin que nadie lo note.
- Los anticipos son lo peor. El dinero cobrado antes de una entrega no es ingreso, y normalmente es una hoja de cálculo la que decide si acaba siéndolo.
Qué hace Stalmio en su lugar
- Un cobro que usted aprueba se convierte en una factura de venta en Xero o wFirma, con sus códigos de cuenta y sus tipos impositivos.
- Los anticipos se contabilizan en una cuenta de pasivo y se aplican cuando se produce la entrega, así que nunca parecen ingresos.
- Una factura por cobro, releída en lugar de recreada, así que un reintento nunca puede dejar un duplicado.
Qué pasa
Usted aprueba el cobro
El cobro es el documento habitual de Stalmio: la máquina, el periodo de alquiler, la mano de obra, los recambios, la entrega. Aprobarlo es el único paso nuevo, y puede ver exactamente qué se va a enviar antes de que se envíe nada.
Llega a su sistema contable
Como factura de venta contra su contacto, con sus códigos de cuenta y sus tipos impositivos, desglosada por lo que se vendió realmente: venta de máquinas, alquiler, mano de obra de taller, recambios, transporte, daños, combustible, otros cargos y el importe de la retoma llevan cada uno su propia cuenta. Usted elige si entra como borrador o como factura aprobada, y en Polonia entra como borrador por defecto.
Su asesor la emite
La aprueban y la envían desde su propio sistema, que es el que la numera. Nada de eso cambia: la serie de numeración, el archivo y la responsabilidad legal siguen exactamente donde ya estaban.
El cobro muestra que ya se emitió
El cobro de Stalmio registra que existe una factura, qué documento es y dónde vive, y enlaza directamente con ella. Si más tarde se paga en el emisor, el cobro puede actualizarse desde ahí en lugar de suponerlo.
Para su asesor contable
- Stalmio no es el emisor. La factura de IVA se emite en su sistema contable, mantiene allí su numeración y ese documento es el legal.
- Cada versión contabiliza línea a línea un mes guionizado de actividad de un concesionario británico y otro polaco, y lo compara con lo que usted esperaría ver: IVA repercutido, ventas netas y antigüedad de la deuda por cliente.
- Los anticipos figuran en una cuenta de pasivo hasta que se produce la entrega, y se aplican cuando ocurre. Una solicitud de anticipo nunca se envía como factura, y una proforma no se envía hasta que se convierte.
- Una factura por cobro. Un reintento vuelve a leer la factura que ya existe en lugar de crear una segunda, así que una conexión caída no puede dejarle un duplicado.
- Nada se envía a ciegas. La simulación muestra el contenido exacto que se va a enviar, construido por el mismo código que lo envía, así que lo que usted revisa es lo que sale.
Lo que tiene hoy
- Los cobros aprobados llegan a Xero o wFirma como facturas de venta, con su cliente, sus códigos de cuenta, sus tipos impositivos y la fecha de operación.
- Cada envío se previsualiza entero antes de salir, y usted ve el contenido exacto que va a recibir el sistema contable.
- La factura mantiene la numeración de su asesor y sigue siendo su documento, así que KSeF y Peppol se resuelven donde ya se resuelven.
Preguntas que hacen los concesionarios
- ¿Stalmio emite facturas?
- No. Stalmio produce un cobro comercial, y la factura de IVA se emite en Xero o wFirma, donde mantiene su numeración y donde vive el documento legal. Es una postura deliberada y no una carencia: el emisor asume las obligaciones que trae emitir, que en Polonia incluyen KSeF, y en otros países Peppol donde aplica.
- ¿Qué pasa con un anticipo?
- Se contabiliza en una cuenta de pasivo por anticipos recibidos y no en ingresos, porque el dinero cobrado antes de una entrega todavía no es ingreso. Cuando la venta o el alquiler se completa, el anticipo se aplica contra la factura y el pasivo se cancela. La propia solicitud de anticipo nunca se envía a su sistema contable como factura.
- ¿Y si anulamos un cobro después de enviarlo?
- La factura en el emisor se anula si no se ha cobrado nada contra ella, y se abona si se ha cobrado algo. Stalmio nunca edita ni borra un documento que su sistema contable ya ha numerado, porque en la mayoría de los sitios no debe ser posible hacerlo.
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