La facture que votre comptable aurait établie
Validez un avis de paiement dans Stalmio et il arrive dans Xero ou wFirma comme facture de vente : votre contact, vos codes comptables, vos taux de TVA. Votre comptable l'émet toujours, la numérote toujours, et tient toujours le grand livre.
Remplace : la re-saisie de chaque avis de paiement dans le logiciel comptable, et la discussion de fin de mois sur ceux qui ont été oubliés.
Comment ça se passe aujourd'hui
- Chaque avis de paiement est saisi deux fois : une fois par celui qui a fait le travail, une fois par celui qui le passe en comptabilité.
- C'est à la deuxième saisie que le code comptable, le taux de TVA et le nom du client cessent discrètement de correspondre.
- Les acomptes sont le pire. De l'argent encaissé avant la livraison n'est pas un produit, et c'est en général un tableur qui décide s'il en devient un.
Ce que Stalmio fait à la place
- Un avis de paiement que vous validez devient une facture de vente dans Xero ou wFirma, sur vos codes comptables et vos taux de TVA.
- Les acomptes vont sur un compte de dettes et sont imputés à la livraison, donc ils ne ressemblent jamais à du produit.
- Une facture par avis de paiement, relue plutôt que recréée, donc une nouvelle tentative ne peut jamais laisser de doublon.
Ce qui se passe
Vous validez l'avis de paiement
L'avis de paiement est le document Stalmio habituel : la machine, la période de location, la main-d'œuvre, les pièces, la livraison. Le valider est la seule étape nouvelle, et vous voyez exactement ce qui sera envoyé avant que quoi que ce soit parte.
Elle arrive dans votre logiciel comptable
Comme facture de vente sur votre contact, sur vos codes comptables et vos taux de TVA, ventilée selon ce qui a réellement été vendu : vente de machine, location, main-d'œuvre atelier, pièces, livraison, dommages, carburant, autres frais et valeur de reprise portent chacun leur propre compte. Vous choisissez si elle arrive en brouillon ou déjà validée, et en Pologne le brouillon est le réglage par défaut.
Votre comptable l'émet
Il la valide et l'envoie depuis son propre système, qui la numérote. Rien ne change de ce côté : la séquence de numérotation, l'archivage et la responsabilité légale restent exactement là où ils sont déjà.
L'avis de paiement montre qu'elle a été émise
L'avis de paiement Stalmio enregistre qu'une facture existe, de quel document il s'agit et où il se trouve, et pointe directement dessus. Si elle est payée plus tard chez l'émetteur, l'avis de paiement se met à jour à partir de là au lieu d'être supposé.
Pour votre comptable
- Stalmio n'est pas l'émetteur. La facture de TVA est établie dans votre logiciel comptable, y garde sa numérotation, et c'est ce document qui fait foi.
- Un mois d'activité de concessionnaire britannique et polonais, écrit d'avance, est comptabilisé ligne par ligne à chaque build et vérifié par rapport à ce que vous attendriez : TVA collectée, ventes nettes et balance âgée clients.
- Les acomptes restent sur un compte de dettes jusqu'à la livraison, puis y sont imputés. Une demande d'acompte n'est jamais envoyée comme facture, et une proforma n'est envoyée qu'une fois convertie.
- Une facture par avis de paiement. Une nouvelle tentative relit la facture qui existe déjà au lieu d'en créer une deuxième, donc une connexion coupée ne peut pas vous laisser un doublon.
- Rien n'est envoyé à l'aveugle. Le test à blanc montre exactement les données que l'envoi transmettra, construites par le code qui les transmet, donc ce que vous relisez est ce qui part.
Ce que vous avez aujourd'hui
- Les avis de paiement validés arrivent dans Xero ou wFirma comme factures de vente, avec votre client, vos codes comptables, vos taux de TVA et la date de livraison.
- Chaque envoi est prévisualisé entièrement avant de partir, et vous voyez exactement les données que le logiciel comptable recevra.
- La facture garde la numérotation de votre comptable et reste son document, donc KSeF et Peppol sont traités là où ils le sont déjà.
Les questions que posent les concessionnaires
- Stalmio émet-il des factures ?
- Non. Stalmio produit un avis de paiement commercial, et la facture de TVA est établie dans Xero ou wFirma, où elle garde sa numérotation et où vit le document légal. C'est une position choisie et non un manque : l'émetteur porte les obligations qui vont avec l'émission, ce qui en Pologne inclut KSeF, et ailleurs Peppol là où il s'applique.
- Que devient un acompte ?
- Il est comptabilisé sur un compte de dettes « acomptes reçus » plutôt qu'en produit, parce que de l'argent encaissé avant la livraison n'est pas encore un revenu. Quand la vente ou la location se termine, l'acompte est imputé sur la facture et la dette s'apure. La demande d'acompte elle-même n'est jamais envoyée comme facture à votre logiciel comptable.
- Et si nous annulons un avis de paiement après son envoi ?
- La facture chez l'émetteur est annulée si rien n'a été payé dessus, et fait l'objet d'un avoir si quelque chose l'a été. Stalmio ne modifie ni ne supprime jamais un document que votre logiciel comptable a déjà numéroté, parce que dans la plupart des pays cela ne doit pas être possible.
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