La facture que votre comptable aurait établie
Validez un avis de paiement dans Stalmio et il arrive dans Xero ou wFirma comme facture de vente : votre contact, vos codes comptables, vos taux de TVA. Votre comptable l'émet toujours, la numérote toujours, et tient toujours le grand livre.
Remplace : la re-saisie de chaque avis de paiement dans le logiciel comptable, et la discussion de fin de mois sur ceux qui ont été oubliés.
Comment ça se passe aujourd'hui
- Chaque avis de paiement est saisi deux fois : une fois par celui qui a fait le travail, une fois par celui qui le passe en comptabilité.
- C'est à la deuxième saisie que le code comptable, le taux de TVA et le nom du client cessent discrètement de correspondre.
- Les acomptes sont les plus délicats. Une somme encaissée avant la livraison ou la prestation n’est pas un produit, mais c’est souvent un tableur qui détermine si elle est enregistrée comme tel.
Ce que Stalmio fait à la place
- Un avis de paiement que vous validez devient une facture de vente dans Xero ou wFirma, sur vos codes comptables et vos taux de TVA.
- Les acomptes sont comptabilisés au passif puis imputés lors de la livraison ou de la prestation : ils ne sont donc pas considérés comme du chiffre d'affaires.
- Une facture par avis de paiement, relue plutôt que recréée, donc une nouvelle tentative ne peut jamais laisser de doublon.
Ce qui se passe
Vous validez l'avis de paiement
L'avis de paiement est le document Stalmio habituel : la machine, la période de location, la main-d'œuvre, les pièces, la livraison. Le valider est la seule étape nouvelle, et vous voyez exactement ce qui sera envoyé avant que quoi que ce soit parte.
Il arrive dans votre logiciel comptable
Il arrive sous forme de facture de vente associée à votre contact, avec vos codes comptables et vos taux de TVA, ventilée selon ce qui a réellement été vendu. Ventes de machines, location, main-d’œuvre d’atelier, pièces, livraison, dommages, carburant, autres frais et valeur de reprise ont chacun leur compte comptable. Vous choisissez si la facture arrive en brouillon ou déjà validée ; en Pologne, le brouillon est le réglage par défaut.
Votre comptable l'émet
Il la valide et l'envoie depuis son propre système, qui la numérote. Rien ne change de ce côté : la séquence de numérotation, l'archivage et la responsabilité légale restent exactement là où ils sont déjà.
L’avis de paiement indique que la facture a été émise
L’avis de paiement Stalmio indique qu’une facture existe, identifie le document et son emplacement, et fournit un lien direct. Si elle est ensuite payée dans le système émetteur, l’avis de paiement peut être actualisé à partir de cette information, sans supposition.
Pour votre comptable
- Stalmio n'est pas l'émetteur. La facture de TVA est établie dans votre logiciel comptable, y garde sa numérotation, et c'est ce document qui fait foi.
- À chaque version, un mois d’activité simulée de concessions britanniques et polonaises est comptabilisé ligne par ligne, puis comparé aux résultats attendus : TVA collectée, ventes nettes et balance âgée clients.
- Les acomptes restent dans un compte de passif jusqu’à la livraison ou à la prestation, puis sont imputés au règlement. Une demande d’acompte n’est jamais envoyée comme facture, et une facture proforma n’est envoyée qu’après sa conversion.
- Une facture par avis de paiement. Une nouvelle tentative relit la facture qui existe déjà au lieu d'en créer une deuxième, donc une connexion coupée ne peut pas vous laisser un doublon.
- Rien n'est envoyé à l'aveugle. Le test à blanc montre exactement les données que l'envoi transmettra, construites par le code qui les transmet, donc ce que vous relisez est ce qui part.
Ce que vous avez aujourd'hui
- Les avis de paiement validés arrivent dans Xero ou wFirma sous forme de factures de vente, avec votre client, vos codes comptables, vos taux de TVA et la date de livraison ou de prestation.
- Chaque envoi est prévisualisé entièrement avant de partir, et vous voyez exactement les données que le logiciel comptable recevra.
- La facture garde la numérotation de votre comptable et reste son document, donc KSeF et Peppol sont traités là où ils le sont déjà.
Les questions que posent les concessionnaires
- Stalmio émet-il des factures ?
- Non. Stalmio produit un avis de paiement commercial, et la facture de TVA est établie dans Xero ou wFirma, où elle garde sa numérotation et où vit le document légal. C'est une position choisie et non un manque : l'émetteur porte les obligations qui vont avec l'émission, ce qui en Pologne inclut KSeF, et ailleurs Peppol là où il s'applique.
- Que devient un acompte ?
- Il est comptabilisé dans un compte de passif pour les acomptes reçus, plutôt qu’en produit, car une somme encaissée avant la livraison ou la prestation n’est pas encore un revenu. Lorsque la vente ou la location se termine, l’acompte est imputé sur la facture et le passif est soldé. La demande d’acompte elle-même n’est jamais envoyée comme facture à votre logiciel comptable.
- Et si nous annulons un avis de paiement après son envoi ?
- La facture chez l'émetteur est annulée si rien n'a été payé dessus, et fait l'objet d'un avoir si quelque chose l'a été. Stalmio ne modifie ni ne supprime jamais un document que votre logiciel comptable a déjà numéroté, parce que dans la plupart des pays cela ne doit pas être possible.
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